A adoção de inteligência artificial (IA) nas empresas brasileiras tem avançado, especialmente em processos relacionados à organização e gestão de documentos. Um levantamento da Deloitte em parceria com a Docusign aponta que 87% das organizações brasileiras já utilizam algum tipo de IA em atividades ligadas à gestão documental.

Apesar do crescimento da tecnologia, especialistas alertam que a implementação de uma ferramenta de IA deve ser precedida pela organização das informações internas. Dados incompletos, documentos despadronizados ou arquivos espalhados em diferentes sistemas podem comprometer o desempenho das soluções.

A gestão documental com inteligência artificial utiliza sistemas capazes de ler, classificar e organizar arquivos corporativos automaticamente. Diferentemente dos softwares tradicionais, que dependem de regras previamente configuradas e processos manuais, as ferramentas com IA conseguem interpretar conteúdos, identificar padrões e facilitar a localização de informações.

IA transforma organização de documentos nas empresas

A gestão de documentos é uma das áreas em que a inteligência artificial tem sido aplicada para reduzir tarefas repetitivas e melhorar o acesso às informações corporativas.

Empresas de diferentes portes já utilizam assistentes baseados em IA para atividades como revisão de contratos antes da assinatura, organização de arquivos armazenados em nuvem e classificação automática de documentos.

A tecnologia também pode auxiliar na busca por informações dentro de grandes volumes de arquivos, permitindo que equipes encontrem dados relevantes com mais agilidade.

Na prática, recursos de IA podem apoiar áreas administrativas, jurídicas, financeiras e de recursos humanos, que lidam diariamente com contratos, relatórios, registros e outros documentos corporativos.

Organização das informações deve vir antes da IA

Embora a inteligência artificial ofereça novas possibilidades de automação, a tecnologia depende da qualidade dos dados disponíveis.

Antes de contratar uma solução, especialistas recomendam que as empresas façam um levantamento dos documentos utilizados na rotina e identifiquem quais processos consomem mais tempo das equipes.

A análise deve considerar atividades como contratos recorrentes, processos de aprovação e tarefas que exigem consulta frequente a informações armazenadas.

Esse diagnóstico permite definir quais demandas podem ser automatizadas e quais ferramentas fazem sentido para a realidade da organização.